ひと手間減らそう！ Gmailの便利機能を自分に合わせて設定、快適なWebメール環境
公開：２０２２年０８月１９日 更新：２０２２年０８月１９日
ひと手間減らそう！
Gmailの便利機能を自分に合わせて設定、快適なWebメール環境
いつでもどこでもメール利用ができる「Gmail」、とても有り難い存在でありながら少し使いづらく感じることがあると言う方、おそらく標準設定のままではないでしょうか。「Gmail」には様々な機能があり、その設定を自分の好みに合わせてカスタマイズすることができ、設定を変更してこそ便利に使うことができます。
自分に合った機能を使ったり、使わない機能をオフにすることでメールの作業時間を減らすことにつながります。これから「Gmail」を使う人、使い始めた人、ずっと使っている人、いま一度使い方を見直して、デジタルの恩恵を受け、今より効率的に仕事を進めていきましょう。
目次
4.整理整頓と先回り
5.まとめ
1.Gmailの様々な機能
「Gmail」を自分に合わせた「快適なWebメール環境」に向け、よく使われている設定や機能を中心に紹介します。「Gmail」には多くの設定や機能が存在していますが、「見やすさ・読みやすさ・分かりやすさ」、「うっかり・間違え・不注意の削減」、「整理整頓とお助け機能」と言った３つのポイントに分けました。
自分にとって使いやすい設定の選択に役立ててください。
※今回紹介する「Gmail」の設定方法は、企業向けの「Google Workspace」です。
2.見やすさ・読みやすさ・分かりやすさ
「見やすさ・読みやすさ・分かりやすさ」の設定ポイントは、「受信トレイの種類」、「閲覧ウインドウ」、「スレッド表示」の３点です。設定は、「Gmail」の画面の右上にある「歯車アイコン」をクリックし「クイック設定」からできます。
「受信トレイの種類」
６つのタイプから選ぶことができます。見慣れたレイアウトが一番だとは思いますが、おススメは「未読メールを先頭」です。未読メールが受信トレイの上部に表示されるようになり、探す手間が省けます。
「閲覧ウインドウ」
３つのタイプから選ぶことができます。「受信トレイ」に表示されるメールのヘッダー情報以外に、本文を閲覧できますので、おススメは「受信トレイの右」及び「受信トレイの下」です。
「スレッド表示」
スレッド表示は使いやすさの面で、利用者の評価が別れる部分です。
ご自分にあった表示を選択してください。
スレッド表示オフ：受信トレイに時系列順に表示されます。
スレッド表示オン：受信トレイにグループ化して表示されます。
※グループ化の条件：受信者、送信者、件名が以前のメールと同じ、参照ヘッダーの ID が以前のメールと同じ、以前のメールから 1 週間以内に送信されている
3.うっかり・間違え・不注意の削減
「うっかり・間違え・不注意の削減」の設定ポイントは、「送信取り消し（取り消せる時間）」、「返信時のデフォルトの動作（全員へ返信）」、「デスクトップ通知（新着メール）」の３点です。
設定は、「Gmai」lの画面の右上にある「歯車アイコン」をクリックし、「クイック設定」の中にある「すべての設定を表示」をクリックし、設定画面を表示させます。
「送信取り消し（取り消せる時間）」
5秒、10秒、20秒、30秒 の４つから選ぶことができます。メールを送信したあとに指定した時間だけ「取り消し」ボタンが表示され、そのボタンが表示されている間に押せば、相手にメールが送られることはありません。
「返信時のデフォルトの動作（全員へ返信）」
返信、全員に返信 から選ぶことができます。仕事でメールを利用する際は「全員に返信」がおススメです。
「デスクトップ通知（新着メール）」
メール通知（新着メール）ON、メール通知（重要メール）ON、メール通知 OFF の３つから選ぶことができます。仕事でメールを利用する際は「メール通知（新着メール）ON」がおススメです。
4.整理整頓とお助け機能
「整理整頓とお助け機能」のポイントは、「スター付き」、「ラベル」、「スヌーズ（指定した日時に再表示）」「送信時間の設定（送信予約）」の４点で、受け取ったメールに対し、次のアクションを助ける機能です。
「スター付き」
重要なメールを一目で見分けたい、後で見直しするメールとして印を付けたい といった場合に、おススメの機能がスター付きです。スターは、「受信トレイの一覧」 もしくは、「閲覧ウィンドウ」スターマークをクリックするだけで、もう一度クリックするとスターを解除できます。
「ラベル」
ラベルとはメールに印を付けるタグの様なもので、ラベル毎にメールを一覧表示でき、受信トレイの上部から操作することができます。ラベル管理はフォルダ管理に似ていますが、ひとつのメールに複数のラベルを付けることができるのが違いで、一つのメールを複数の印（ラベル）で管理することができます。ラベルごとに色付け設定ができ、視覚的に判断しやすくなります。
知識が必要となりますが、ラベル 階層化、並べ替え（ネーミングを工夫）、自動振り分け（メールの自動振り分け設定）をすることができ、毎日大量に送られてくるメールを効率的に整理することが可能です。
「スヌーズ（指定した日時に再表示）」
あとで対応するメールを保留して、指定した日時に目立たせることができるのが、スヌーズ（指定した日時に再表示）です。スター付き・ラベルとの使い分けが難しいですが、再表示できるのが違いです。スヌーズの設定は、受信トレイの上部から操作することができます。
「送信時間の設定（送信予約）」
作成したメールをすぐに送信せずに、自分で設定した日時に送れるようになる機能です。
夜中に作成したメールをすぐにその場で送信せずに、翌朝に送信することが可能です。
「送信時間の設定（送信予約）」の設定は、メール作成画面でメールの宛先や内容を入力したうえで、「送信」ボタンの右に表示されている「▼」をクリックします。「送信日時を設定」が表示されるのでクリックし、表示された「送信日時の設定」から送信日時を選びます。さらに「日付と時間を選択」をクリックすると、細かく送信日時を選択することも可能です。
5.まとめ
「Gmail」を自分の好みに合わせて設定を変更してこそ便利に使うことができます。
「快適なWebメール環境」に向け、「見やすさ・読みやすさ・分かりやすさ」、「うっかり・間違え・不注意の削減」、「整理整頓とお助け機能」と言った３つのポイントに分け、よく使われている設定や機能を中心に紹介しました。
自分にとって使いやすい「快適なWebメール環境」を作っていき、ひと手間削減はもちろん、今より効率的に仕事を進めていきましょう。
Gmail、Google Workspace は Google LLC の登録商標または商標です。